2　学内のペーパレス会議を推進するため、会議システムのタブレット端末(以下「タブレット端末」という。)を教授会の構成員その他必要とする者(以下「専任教員等」という。)にそれぞれ貸与する。

3　学内会議の庶務を処理する職員(以下「担当職員」という。)及びタブレット端末の貸与を受けない学内会議への出席者が使用するため、貸出用のタブレット端末を用意する。

2　会議システムを利用する学内会議は、会議に出席する者をそれぞれの会議ごとに設定し、出席者以外の者が閲覧できないものとする。

3　会議システムに登録された資料は、事後回収その他取扱いに注意が必要なものを除き事務系及び研究系の学内ネットワークに接続された端末から会議システムにアクセスし、ダウンロードできるものとする。この場合において、会議資料のダウンロード及び紙への出力は、必要最小限度にとどめなければならない。

4　前項の事後回収が必要なものは、会議終了後に会議システムから削除する。

5　会議システムに登録された資料であっても、会議を主催する者が紙による配布も必要と判断する場合は、当該必要と認める資料に限り紙で配布するものとする。

6　会議出席者の設定、会議資料のアップロードその他の学内会議の準備は、担当職員が行う。この場合において、担当職員は、専任教員等以外の出席者が使用する場合その他必要な台数の貸出用のタブレット端末を準備する。

7　担当職員は、会議システムに会議資料をアップロードする際、事後回収、取扱注意その他資料の性質に応じて、ダウンロードの禁止、閲覧可能時間等の設定をしなければならない。この場合において、事後回収とする資料は、会議の直前にアップロードし、会議終了後速やかに削除しなければならない。

2　タブレット端末は、会議システム専用の無線LANに接続し、他のネットワークへの接続は不可とする。

3　会議システムを利用する学内会議の資料は、原則としてタブレット端末で閲覧するものとする。ただし、メモ書きを兼ねた会議の次第その他紙によることが必要な資料は、この限りではない。

4　専任教員等は、学内会議に出席の際タブレット端末を持参する。ただし、会議の性質上貸与されたタブレット端末を必要としない場合は、この限りではない。

5　専任教員等は、タブレット端末を学外へ持ち出し、又は自分以外の者に使用させてはならない。

6　専任教員等は、タブレット端末から資料を複写その他の方法により他の電子機器に保存してはならない。

2　学内会議ごとの各会議の主催者は、会議システムを利用するに当たり当該会議の担当職員に次の事項を指示するものとする。

2　経営企画課情報センター担当は、専任教員等に貸与するタブレット端末について、貸与簿を作成し、常に貸与の状況を明らかにしておくものとする。

3　貸出用のタブレット端末は、専用のキャビネットに保管し、常に使用可能な状態を維持するため、使用後の充電等を徹底する。

4　貸出用のタブレット端末を保管するキャビネットの鍵の管理は、経営企画課企画広報担当が行う。

5　経営企画課企画広報担当は、貸出用のタブレット端末の貸出簿を作成し、常に使用状況を明らかにしておくものとする。

2　管理責任者は、各組織等において本システムが適切に運用されるよう、専任教員等及び担当職員に対して必要な助言、研修等を行う。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年12月1日から施行する。