2　本学における個人情報の取扱いに関して、この規程に定めのない事項については、法その他関係法令に定めるところによる。

2　総括保護管理者は、本学における個人データの管理に関する事務を総括する任に当たる。

2　保護管理者は、各課における個人データの適切な管理を確保する任に当たる。

3　保護管理者は、情報システムで個人データを取り扱う場合、当該情報システムの管理に関する事務に従事する職員と連携して、前項の任に当たるものとする。

2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該所属における個人データの管理に関する事務を担当する。

2　担当教職員又は担当教職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

2　委員会に委員長を置き、前項第1号に掲げる委員をもって充てる。

3　委員長に事故があるとき、又は欠けたときは、あらかじめその指名する委員が、委員長の職務を代理する。

2　委員会の会議は、委員の過半数の出席がなければ、会議を開くことができない。

3　委員会の議事は、出席した委員の過半数をもって決し、可否同数のときは、委員長の決するところによる。

4　委員長が必要と認めた場合には、委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことができる。

2　本学は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。

2　前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

2　本学は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得しないものとする。

2　本学は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下、この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3　本学は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

4　前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

2　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先の選定の際に個人データの管理能力の確認を行う等の必要な措置を講ずるとともに、契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理、実施体制並びに個人情報の管理の状況等の必要な事項について、書面により確認するものとする。

3　前項の規定は、本学から個人データの取扱いに係る業務の委託を受けた者が受託した業務を他の者に委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)をする場合について準用する。この場合において、前項中「保護管理者」とあるのは「受託者」と、「委託先」とあるのは「再委託先」と読み替えるものとする。

4　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理状況について、必要に応じて調査を行う等により確認するものとする。

5　保護管理者は、第2項の場合において、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託先を通じて又は自ら前項の措置を講ずるものとする。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

6　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人データの漏えい、滅失又は毀損を防止するため、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

7　前条第2項の規定は、本学から個人データの取扱いの委託を受けた者が受託した業務に従事し、又は従事していた者について準用する。

2　保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、当該事案等が、外部からの不正アクセスや不正プログラムによるおそれがある場合において、当該端末等のネットワークからの遮断など、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。

3　保護管理者は、第1項の規定による報告を受けたときは、事案の内容等に応じて事案等の発生した経緯、被害状況等を調査し総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案等が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案等の内容等について報告するものとする。

4　総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、必要に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに本法人理事長に報告するものとする。

5　本学は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして施行規則第7条で定めるものが生じた場合は、施行規則第8条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告するものとする。ただし、本学が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、施行規則第9条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。

6　前項本文に規定する場合(同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。)には、本学は、本人に対し、施行規則第10条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

2　本学は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、施行規則第11条に定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第15条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

3　本学は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき、又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、施行規則第11条で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出るものとする。

4　前項の規定により届け出た事項に変更が生じるときは、法施行規則第11条に定めるところにより、前2項と同様に必要な手続を行うとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

5　本学は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

2　本学は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、施行規則第17条で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供するものとする。

3　本学は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、施行規則第18条で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供するものとする。

2　本学は、前項の記録を、当該記録を作成した日から施行規則第21条で定める期間保存するものとする。

2　本学は、前項の規定による確認を行ったときは、施行規則第23条で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の施行規則第24条で定める事項に関する記録を作成するものとする。

3　本学は、前項の記録を、当該記録を作成した日から施行規則第25条で定める期間保存するものとする。

2　本学は、個人関連情報を外国にある第三者に提供した場合には、施行規則第18条で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるものとする。

3　本学は、第1項の規定による確認を行ったときは、施行規則第27条で定めるところにより、当該個人関連情報の提供した年月日、当該確認に係る事項その他の施行規則第28条で定める事項に関する記録を作成するものとする。

4　本学は、前項の記録を、当該記録を作成した日から施行規則第29条で定める期間保存するものとする。

2　本学は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして施行規則第32条で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じるものとする。

3　本学は、第13条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第12条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱わないものとする。

4　仮名加工情報についての第16条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5　本学は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めるものとする。この場合において、第17条の規定は、適用しない。

6　本学は、第22条第1項及び第2項並びに第23条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供しないものとする。この場合において、第22条第4項中「前3項」とあるのは「第27条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く」とあるのは「公表する」と、第24条第1項ただし書中「第22条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第22条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第24条第1項ただし書中「第22条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第22条第4項各号のいずれか」とする。

7　本学は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8　本学は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって施行規則第33条で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用しないものとする。

9　仮名加工情報、仮名加工情報である個人データについては、第12条第2項及び第21条の規定は、適用しない。

2　第22条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前3項」とあるのは「第28条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く」とあるのは「公表する」と読み替えるものとする。

3　第18条、第19条、第20条第1項、前条第7項及び第8項の規定は、本学による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第18条第1項中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。

2　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

3　第1項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは同項第5号若しくは第6号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

4　本学は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正するものとする。

5　本学は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除するものとする。

2　法第82条第2項の規定による通知は、保有個人情報不開示決定通知書(様式第5号)によるものとする。

2　法第85条第1項後段の規定による通知は、保有個人情報の開示請求に係る事案の移送通知書(様式第9号)によるものとする。

2　法第86条第2項の規定により第三者に対し意見書を提出する機会を与えるときは、保有個人情報の開示に係る意見照会書(必要的意見聴取)(様式第11号)により行うものとする。

3　法第86条第1項及び第2項の規定による意見書の提出は、保有個人情報の開示決定等に関する意見書(様式第12号)により行うものとする。

4　法第86条第3項の規定による通知は、保有個人情報開示決定に係る通知書(様式第13号)によるものとする。

2　法第87条第1項及び前項第1号又は第2号の規定により保有個人情報が記録されている文書又は図画及び電磁的記録(以下この項及び次項において「文書等」という。)を閲覧、視聴又は聴取する者は、当該文書等を丁寧に取り扱うとともに、これを汚損し、若しくは破損し、又は改ざんしてはならない。

3　本法人理事長は、前項の規定に違反し、又は違反するおそれのある者に対し、当該文書等の閲覧、視聴又は聴取を中止させ、又は禁止することができる。

4　法第87条第3項の規定による申出は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(様式第14号)によるものとする。

2　前項の規定による開示実施費用の免除を受けようとする者は、保有個人情報開示実施費用免除申請書(様式第15号)を本法人理事長に提出しなければならない。

2　法第93条第2項の規定による通知は、保有個人情報不訂正決定通知書(様式第18号)によるものとする。

2　法第96条第1項後段の規定による通知は、保有個人情報の訂正請求に係る事案の移送通知書(様式第22号)によるものとする。

2　法第101条第2項の規定による通知は、保有個人情報不利用停止決定通知書(様式第26号)によるものとする。

2　法第105条第3項において読み替えて準用する同条第2項の規定による通知は、個人情報保護審査会諮問通知書(様式第29号)によるものとする。

2　本学は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。

この規程は令和6年4月1日から施行する。

この規程は、令和7年4月1日から施行する。