1　事前提出について

(1)　出張願は事前に事務局に提出する。この出張願には、次に掲げる根拠書類を添付する。

ア　学会や会議の開催日時・場所がわかる通知、プログラム等。

イ　調査、フィールドワーク等で資料がない場合は、訪問相手先へのアポイントメールの写し等も可能とし、出張願に日時、場所、内容等を明記する。

ウ　航空機を利用する場合は、次項第3号に掲げる書類等及びフライトスケジュール等のフライトの詳細がわかるもの

(2)　出張願には学科長が直接押印し、承認日を書き込む。

(3)　学科長は、出張期間中の学務、入試業務、委員会業務等に支障がない旨の説明を受けて承認すること。とりわけ、試験期間(問題作成、入試管理に関する委員会、監督、採点、決定教授会等)は、不都合がないことを説明する書類を出張願に添えて、学科長の許可を得ること。

(4)　旅程表がない場合には出張願を受理しない。

(5)　事務局は、「担当」が受理日を記入する。

2　旅程表について

(1)　海外出張の場合は、個人研究、公的出張を問わず、航空券とホテルの手配は出張者自身が行うこと。

(2)　公費出張を個人が予約するのは、申し込みが遅くなって航空機や宿泊の手配ができなくなる場合や、設定した日程や旅程が出張者個人の都合で変更された場合に発生するキャンセル料等の責任問題を避けるためである。

(3)　一日刻みで、移動の行程とその手段、宿泊地が記入してあるもの

ア　航空機利用の場合には、空港名、航空会社名、便名を必ず記入し、金額の分かる書類を添付すること。

イ　宿泊費が基準額を超える場合には、その理由を添えて運用方針に基づき、承認を得ること。

ウ　出張者提出の旅程表及び前項第1号の根拠書類をもとに、事務局起案の「出張命令(伺)」が作成される。

3　事後提出書類について

(1)　出張後2週間以内に、次に掲げる証拠書類とともに出張報告書を作成し、提出すること。

ア　学会や会議の当日の資料、レジュメ等で現地での用務が客観的に証明できるもの

イ　調査、フィールドワーク等で資料等がない場合は、調査先の見学料、入館料等のチケット、用務先の名刺等。

ウ　航空機利用は、半券(氏名・搭乗日が記載されていない場合は、搭乗証明等の搭乗が客観的に証明できるもの)及び領収書(旅費業務の委託業者を通じて確認できる場合は、提出不要。)。

エ　宿泊費の支給を受け実費精算を行う場合は、宿泊先が発行した領収書、又は宿泊日と金額が分かる宿泊明細等(旅行業務の委託業者を通じて確認できる場合は、提出不要。)。

(2)　前号の証拠書類が揃ってない場合には、出張費は支払われない。

附則

附則(令和7年3月31日学長裁定)